Pedidos.
El proceso de pedidos es totalmente automático en Nixfarma, y a la vez también se permite un control manual del mismo.
Pedidos automáticos
En el sistema automático todo comienza con las ventas, los artículos vendidos durante el día, o el periodo comprendido desde el último pedido hasta ahora, se "marcan" para ser revisados en la creación del pedido automático. La creación del pedido se puede programar mediante la Programación de pedidos para que se realice automáticamente a cierta hora de forma desasistida.
Para que se incluya un artículo efectivamente en un pedido automático, este debe cumplir con los criterios de reaprovisionamiento, indicados a nivel de artículo, almacén o empresa, en ese orden de prioridad.
En la creación automática también se pueden tener en cuenta las condiciones de compra del proveedor o proveedores indicados.
Una vez creado el pedido se puede consultar y modificar en el maestro de pedidos.
Pedidos manuales.
Como su nombre indica se trata de crear el pedido de forma manual, esto se realiza desde el maestro de pedidos. Aquí será el operador el que indique los artículos a pedir.
A continuación el pedido se puede emitir por Internet o módem, o simplemente confirmarlo (paso necesario para poder recepcionar un pedido que no va a ser emitido).
Cuando se recibe el pedido hay que dar entrada de la mercancía en almacén, para ello deberá recepcionar el pedido. Existen dos sistemas para recepcionar pedidos:
- Recepción con escáner: esto no sólo indica que el pedido se va a recepcionar mediante escáner, sino que implica un criterio totalmente distinto al de la recepción sin escáner; en recepción escáner se asume de entrada que no se ha servido ningún artículo, y según se van leyendo los códigos de barras de los artículos servidos se van incrementando esas unidades servidas, por tanto, al final de la recepción se informa de todos los artículos cuyas unidades servidas no coinciden con las pedidas. Este es el método mas seguro de recepcionar un pedido.
- Recepción sin escáner: aunque también se utilice el escáner, lo que hay que resaltar aquí es la diferencia de criterio respecto a la recepción con escáner: aquí se asume que se han servido todo el pedido, es decir, las unidades servidas son igual a las pedidas. Será el operador quien va a indicar las incidencias. Este es el método más rápido de recepción.
Criterios de reaprovisionamiento
Reaprovisionamiento: se permiten los siguientes criterios de reaprovisionamiento:
Stock mínimo. Se calculan las unidades a pedir simplemente para cubrir el stock mínimo.
Media de ventas. Se calculan las unidades a pedir en función de la media de ventas del periodo que se indique.
Pedir lo vendido desde el último pedido. Se piden las unidades que se hayan vendido desde la última recepción de pedidos.
Pedir lo vendido entre unas fechas. Se piden las unidades que se hayan vendido entre las fechas indicadas.
Condiciones de compra
Valoración de pedidos y condiciones de compra de proveedores.
La finalidad de este módulo es calcular el precio de compra de cada línea del pedido, en el momento de la creación automática, para asignar dichas líneas al proveedor cuyas condiciones de compra sean más favorables para la farmacia. Para fijar estas condiciones de compra es preciso describir cuales son los dos modos básicos de facturación de los proveedores (distribución farmacéutica).
Precio Venta Farmacia (PVF) – Descuento
Los proveedores facturan a PVF, aplicando sobre este precio un descuento o bonificación. Posteriormente se carga el IVA y el Recargo de Equivalencia. Con esto se obtiene el precio de coste del artículo, para ese proveedor.
Precio Venta Laboratorio (PVL) + Recargo
Los proveedores facturan a PVL, añadiendo al mismo un recargo cooperativo. También se aplica posteriormente el IVA y Recargo de Equivalencia.
Una vez obtenido el precio de coste para cada proveedor es posible valorar cada línea del pedido y elegir el proveedor al que resulte más rentable comprar.
El precio de costo se puede obtener del catálogo del proveedor (cuando lo suministran) o bien aplicando una fórmula para calcularlo a partir de PVP IVA.
2. Pasos a seguir para activar la valoración de pedidos.
Acceder a Configuración > Empresa > Personalización en la carpeta de Compras debe activar la casilla de verificación Valorar pedidos diarios.
Introducir las Condiciones de compra de los proveedores en:
Compras > Proveedores > Maestro Proveedores
Seleccione un proveedor, pinche la carpeta Condiciones e introduzca, si fuera necesario, la Tabla de Optimización de unidades a pedir. Algunos proveedores tienen condiciones más interesantes si se pide determinada cantidad de unidades.
Hacer clic en el botón de insertar y después en Detalle, para fijar el sistema de cálculo del precio de compra indique los siguientes datos:
En Tipo de Cálculo debe seleccionar Descuento o Recargo según sea la forma de facturar del proveedor.
En Tipo Valoración seleccione si la valoración se efectúa por el importe Global del pedido o por cada Línea.
En Clave seleccione a qué tipo de artículo, familia o subfamilia se aplican las condiciones de compra que se están fijando.
Seleccione de donde se va a obtener el precio de compra, para lo que se dispone de dos opciones:
Precio compra catálogo proveedor; previamente se habrá incorporado el catálogo del proveedor en el que debe figurar el precio de compra.
Mediante fórmula desde PVP IVA; Nixfarma calculará el precio de compra a partir del PVP IVA, descontando el margen de la farmacia y el del proveedor. Si selecciona esta opción deberá pinchar en:
Fórmula P.C. (Precio de Compra) donde figuran los valores que se utilizan para el cálculo del precio de compra:
Límite P.V.L: Es el precio venta laboratorio para las especialidades, actualmente 78,34 euros (13.035 Ptas.), a partir del que se aplica el margen fijo.
El margen de los almacenes farmacéuticos distribuidores, distinguiendo entre el % de margen para las especialidades y especialidades farmacéuticas genéricas y las de margen fijo.
El margen de la farmacia con las mismas especificaciones descritas para los distribuidores.
Las casillas de la tabla Detalle se comprenden mejor con un ejemplo:
Se realiza un descuento mínimo del 2%, comprando hasta dos unidades.
A partir de 3 unidades el descuento es del 4%.
Si el importe de la línea es de más de X.. se aplica el 5% de descuento y a partir de 3 unidades el 6%.
En el ejemplo se ha utilizado la valoración por Línea, en la valoración Global los importes y unidades se refieren al total del pedido.
Es posible añadir todo tipo de Descuentos adicionales, como por ejemplo el descuento por terminal, rellenando las casillas correspondientes.
Incluso es posible indicar las condiciones de rapel pinchando sobre el botón rapel seleccionando la familia a la que se aplica dicho rapel en la siguiente pantalla, el tramo de unidades o importe y el porcentaje de rapel.
El uso diario.
La valoración se realiza en el momento de la creación automática del pedido. Ahí es donde se efectúa la comparación entre los proveedores indicados y la asignación del pedido completo o las distintas líneas a aquel cuyas condiciones económicas sean más favorables.
Acceder a:
Compras > Pedidos > Creación
Seleccionar la opción automática, marque la casilla de verificación Valorar pedido e indique los proveedores entre los que se debe realizar la comparación.
Tras la creación se presenta una pantalla con los pedidos creados y los proveedores a los que se han asignado.
Para comprobar la valoración calculada a precio de compra y de venta se accede a:
Compras > Pedidos → Maestro
En cada línea del pedido se puede comprobar la valoración a precio de compra en los distintos proveedores seleccionando la línea y pinchando sobre el botón calculadora.