Manual de Operatoria

Cuadre de caja.

Ventas > Caja > Cuadre.

(Video tutorial)

El cuadre de cajas ofrece información resumida y detallada sobre las operaciones realizadas en la venta. Es una ayuda imprescindible para cuadrar las cajas y obtener información estadística de las acciones de ventas.

Además del presente manual, haciendo clic en el enlace, puede consultar un manual avanzado sobre la Gestión de cajas, donde se dan recomendaciones de seguridad y la implementación de sistemas con varias cajas y sistemas automáticos de gestión de efectivo (cajones automáticos).

La información se ha agrupado  en los siguientes apartados:

Cajas. Explotación. Movimientos. Tarjetas.

Cajas: En este apartado se muestran las cajas activas, sus aperturas, arqueos y cierres  así como un cuadre resumido.

Explotación: Detalle del cuadre de caja con comparativas y gráficos.

Movimientos: Presenta de forma secuencial todas las operaciones de caja realizadas; aperturas, ventas, pagos de cliente, ventas a crédito, entradas y salidas de caja.

Tarjeta y otros medios. Resumen y detalle de los pagos realizados con tarjeta y otros medios de pago (trasferencias, cheques, etc.).

Informes por familia, entidades e IVA.

Los informes Familia, Entidad y Resumen de IVA se siguen mostrando en el informe impreso.

A continuación se detalla la información que se muestra en el cuadre de cajas.

Cajas.

En este apartado se muestran las cajas activas, sus aperturas, arqueos y cierres  así como un cuadre resumido.

En la parte superior se muestran las cajas que están activas, en la parte inferior se muestran las aperturas, arqueos y cierres de la caja seleccionada.

A la derecha se presenta un resumen del arqueo seleccionado.

Información del Cuadre arqueo resumido.

Saldo de apertura. Saldo con el que se abrió la caja en Ventas > Caja > Apertura.

Movimientos de caja. Saldo resultante por Salidas (en negativo) + Entradas de caja (en positivo) que se pueden hacer en ventas desde el menú Acción > Salidas de caja.

Entregas a cuenta. Entregas a cuenta de encargos.

Ingresos. Importe total de los cobros por ventas, pagos de cliente y entregas a cuenta.

Saldo de caja. Suma de los tres conceptos anteriores. Se desglosa en saldo efectivo y medios de pago (tarjetas).

Saldo efectivo. Corresponde al saldo de caja que se ha ingresado en efectivo.

Medios de pago. La parte del saldo de caja que se ha ingresado mediante tarjetas y otros medios de pago.

Importe de ventas pendientes. Acumulado de las ventas en curso pendientes de finalizar.

Importe de abonos. Suma de las líneas de venta negativasAcumulado subvenciones. Suma de las aportaciones subvencionadas (solo aplicable en la Comunidad Valenciana).

Explotación.

Detalle del cuadre de caja con comparativas, medias de venta y gráficos.

Para el acceso a la información de esta carpeta, puede establecer una clave. Haga clic en este enlace para descargar el Clave para acceso a la informacion de la Explotacion.

El desglose de caja se presenta agrupado por los siguientes conceptos: Facturación, crédito, ingresos y caja. Con comparativas sobre el total del concepto y sobre el importe de ventas a PVP.

Desglose con comparativas que se aplican:

• Sobre el total del grupo.

·         Sobre el acumulado de ventas netas.

Medias.

Número de ventas = Nro. de operaciones de venta.

Tique medio venta = Importe de Ventas / Número de ventas.

Media venta a entidad = Importe ventas a entidad / nro. de ventas.

Media venta libre = Importe ventas libres / nro. de ventas.

Número de unidades = Total unidades vendidas.

Media de unidades = Unidades vendidas / nro. de ventas.

Media ud. a entidad = Unidades ventas a entidad / nro. de ventas.

Media ud. libre = Unidades ventas libre / nro. de ventas.

Representación gráfica.

Presenta gráficamente distintas comparativas, con posibilidad de seleccionar el tipo de gráfico

Resumen por entidades.

Mediante el icono  se accede al resumen de ventas por entidad desde el Informe de recetas vendidas.

Donde se puede obtener el informe impreso.

Movimientos.

Se informa en orden cronológico de las operaciones de caja realizadas; aperturas, ventas, pagos de cliente, ventas a crédito, entradas y salidas de caja.

Mediante las casillas de opción, puede seleccionar el tipo de movimientos que se desea consultar:

·         Venta contado. Ventas sin asignar a cuenta de cliente.

·         Venta a cliente pagada. Ventas anotadas a cuenta de cliente y pagadas en su totalidad al contado.

·         Venta a cliente crédito. Ventas a crédito - total o parcial - anotadas en cuenta de cliente.

·         Pagos de cliente. Pagos realizados por los clientes por deudas de ventas anteriores.

·         Entradas en caja. Dinero que se ingresa en caja por ejemplo, reposición de monedas para cambio.

·         Salidas de caja: Dinero que se retira de caja, por ejemplo, pago de vacunas.

La opción Ventas con abonos permite filtrar todas aquellas ventas en los que haya al menos una línea de venta con unidades negativas.

Esta opción es de uso exclusivo, al marcarla se desactivan las otras opciones.

Dispone de la siguiente información:

·         Tipo de operación. Apertura, venta, pago de cliente, entradas y salidas de caja

·         Importe operación.

·         Redondeos y descuentos.

·         Total neto. Importes – redondeos y descuentos.

·         Movimiento en caja (efectivo, medio de cobro, divisa).

·         Adeudo. Importe a crédito del cliente.

Al pie se muestran los acumulados:

·         Total de importes.

·         Total de redondeos y descuentos aplicados en fin de venta.

·         Total netos.

·         Movimiento en efectivo.

·         Movimiento por pagos con tarjeta u otros medios de pago.

·         Pagos con divisas.

·         Adeudado de clientes.

Desde cada operación se podrá acceder a la venta origen mediante el botón Origen.

Carpeta Tarjeta y otros medios.

Se presenta el total de cobros por cada medio de pago, tarjetas, transferencias, cheques, etc. así como el detalle de cada una de las operaciones.

En el apartado divisas se informa del total de cobros por cada moneda y del detalle de cada una de las operaciones.

Desde cada operación se podrá acceder a la venta origen mediante el botón Origen.

Cuadre de cajas. Criterios de selección.

Por defecto, se muestra el cuadre de caja desde la ultima apertura y el tipo de cuadre por arqueos o días, dependiendo de la configuración indicada en la carpeta Cajas de la  personalización de la empresa.

Pero el cuadre de caja también se puede obtener con otros criterios distintos a los que tenga establecidos por defecto:

·         Cuadre por arqueo o por días.

·         Entre un intervalo de fechas.

·         Con detalle de cada caja o por el total de todas.

·         Por el total del periodo seleccionado o día a día.

Para consultar el cuadre de caja con otros criterios pulse F7

Hay dos tipos de cuadre de caja: Por arqueos o por días.

En la ventana Seleccionar cajas indique:

Tipos de cuadre: Por arqueos o por días.

Cuadre por arqueos.

El cuadre por arqueo recoge las operaciones realizadas en ventas desde la apertura de la caja hasta el arqueo o cierre seleccionado.

Indique las fechas de apertura y cierre que quiere consultar. Puede utilizar los calendarios para seleccionar las aperturas y cierres.

Total cajas. Esta opción solo está disponible si selecciona también la opción Total periodo, ya que cada caja se puede abrir o cerrar en momentos diferentes.

Total periodo. Se obtiene el total del periodo indicado.

Cuadre por días.

En el cuadre por días se recogen las operaciones entre la fecha/hora inicial y la fecha/hora final indicadas.

No se incluyen los posibles saldos de apertura acaecidos durante el intervalo señalado.

Si dispone de varias cajas puede seleccionar el total de las mismas marcando la opción Total cajas, o bien consultarlas por separado.

Mediante la opción Total periodo se consulta el total del periodo indicado.

 

Informes impresos.

Mediante el icono de la impresora se obtienen los nuevos listados:

En la personalización de la empresa se puede configurar los listados a imprimir por defecto, aunque siempre puede seleccionar aquí los que corresponda.

Personalización.

Aquí se configuran diversos aspectos relacionados con los cuadres de caja, el tipo de cuadre, o los impresos que se desea obtener por defecto.

Acceda a Nixfarma con un usuario administrador en el menú:

Configuración > Empresa > Personalización,  y sitúese en la carpeta Cajas.

En la carpeta Definición de cajas de indica, entre otras cosas, el tipo de cuadre que se hace por defecto: Por arqueos o por días.

Haga doble clic sobre el dato que desee modificar para que se abra el asistente.

En la carpeta Informes de caja puede indicar cuales quiere que se impriman por defecto en el cuadre.

Si lo desea puede implementar un sistema con varias cajas. Haga clic en este enlace para consultar el manual de Varias cajas.

Informe de ventas minoradas.

Desde este mismo proceso de cuadre de cajas se accede al Informe de ventas minoradas.

Con esta funcionalidad se obtiene un informe de ventas en las que se ha hecho algún descuento, bien en la línea o en el fin de venta.

Puede ser tanto para uso interno de la farmacia como para entrega a terceros (laboratorios para control de ofertas).

Con esta funcionalidad se obtiene un informe de ventas en las que se ha hecho algún descuento, bien en la línea o en el fin de venta.

Puede ser tanto para uso interno de la farmacia como para entrega a terceros (laboratorios para control de ofertas).

Se accede desde Ventas > Caja > Cuadre carpeta Explotación con el mismo periodo que se haya seleccionado en el cuadre, mediante el botón Ventas minoradas.

Resumen de cajas.

También se puede acceder desde Ventas > Caja > Resumen de Cajas 

El acceso se realiza mediante el botón Ventas minoradas.

Informe de ventas minoradas.

Se pueden filtrar las ventas por los siguientes campos:

La agrupación puede ser por: Ventas, Laboratorio, Grupo terapéutico y Familia/Subfamilia.

Ejemplo agrupado por Laboratorio.

Mediante el botón Origen se accede a la venta seleccionada.

Pulsando el icono  se obtiene el informe impreso. Puede  imprimir el informe completo o solo la fila seleccionada en pantalla.